|
http://de-efjay.blogspot.com/2014/04/belajar-uruskan-akaun-bisnes-kecil.html |
Ramai usahawan baru atau pekerja makan gaji
yang baru berjinak-jinak dengan bisnes part-time, menghubungi saya untuk
bertanya mengenai bagaimana menyimpan akaun perniagaan. Mereka ini terdiri
daripada peniaga kecil yang berniaga produk-produk seperti cupcake, pakaian
bayi, tudung, aksesori wanita, secara kecil-kecilan sama ada online atau
offline.
Pertama sekali, tahniah diucapkan kerana
anda semua berani menceburkan diri ke alam perniagaan. Bukan senang nak buat
perniagaan walaupun kecil. Saya menyokong niat suci anda dan mendoakan
perniagaan anda berjaya.
Saya ingin menceritakan di sini bahawa
penyimpanan rekod dan akaun perniagaan adalah suatu yang mudah. Tak perlu lah
anda risau melampau takut diaudit oleh LHDN atau pening kepala kerana tak
pandai buat akaun. Menyimpan akaun ini boleh dilakukan walaupun perniagaan anda
masih kecil, hatta jika anda menjual barang di eBay sekalipun.
Mereka (peniaga kecil) merungut kepada saya
bahawa mereka pernah bertanya soalan ini kepada kawan-kawan mereka yang belajar
jurusan accountancy. Para akauntan ini memberikan jawapan yang rumit mengenai
sistem akaun seakan-akan peniaga ingin membuka perniagaan jutaan ringgit. Perlu
ada general ledger, double entry bookkeeping system, this and that statement,
etc. sehinggakan kakak yang ingin menjual tudung di ofis pun jadi takut
mengenai akaun.
Saya ingin menghuraikan cara mudah
menyimpan akaun dan rekod perniagaan anda. Dengan menyimpan rekod yang lengkap,
anda dapat melihat perkembangan perniagaan anda dan membuat rancangan untuk
mengembangkan perniagaan ke tahap seterusnya.
(DISCLAIMER: segala yang ditulis dalam
entri ini adalah cadangan peribadi penulis semata-mata. Penulis tidak
bertanggungjawab atas segala yang berlaku natijah daripada anda mengikuti
cadangan penulis).
Berikut adalah langkah-langkah menyimpan
rekod perniagaan dengan mudah, tanpa memeningkan kepala mempelajari sistem
perakaunan yang susah-susah:
1. Akaun bank berasingan
Walaupun anda berniaga kecil-kecilan tanpa
mendaftarkan syarikat, anda sepatutnya mengasingkan duit peribadi anda daripada
duit perniagaan. Jika anda sudah mendaftarkan perniagaan (samada bentuk pemilik
tunggal, perkongsian atau Sdn Bhd), maka lebih wajiblah anda membuka akaun bank
untuk perniagaan dan mengasingkan wang peribadi anda daripadanya.
Jika anda tidak mendaftarkan perniagaan,
buka akaun bank kedua atas nama anda untuk menyimpan tunai yang terhasil dari
perniagaan anda.
Simpan semua rekod transaksi bank tersebut.
Penyata bulanan bank anda adalah dokumen terpenting dalam perniagaan anda.
Dengan penyata inilah anda dapat melihat tahap “kesihatan” perniagaan anda.
Untuk yang nak memohon kemudahan kewangan daripada bank atau agensi kerajaan,
penyata bank adalah dokumen utama yang disemak oleh pegawai pinjaman.
Adalah sangat penting anda mengasingkan
duit perniagaan dengan duit peribadi. Setiap transaksi antara kedua-dua akaun
tersebut mestilah dicatat. Jangan campur aduk wang peribadi dengan perniagaan.
Ini adalah langkah pertama yang anda perlu ambil untuk menyimpan rekod
perniagaan yang bersih.
2.
Kos inventori (Belian)
Perkara kedua yang perlu anda buat setelah
membuka akaun bank ialah membeli barangan yang akan dijual atau inventori.
Barangan ini boleh jadi dalam bentuk bahan mentah (tepung, gula, icing, etc
jika anda membuat cupcake) atau bahan siap (contoh: beg tangan, kasut).
Rekod kesemua kos tersebut dengan lengkap:
tarikh, item, kuantiti, harga, nama penjual. Itu sahaja. Pastikan anda
menyimpan resit bagi semua transaksi yang anda buat.
Catat semua belian anda di dalam satu
jadual (hardcopy atau Excel). Column yang perlu ada ialah tarikh, item,
kuantiti, harga, dan penjual.
Saya membuat andaian kesemua jualan anda
adalah dalam bentuk tunai, bukannya kredit. Perniagaan kecil biasanya
menggunakan tunai sahaja.
3. Jualan
Sekali lagi, saya membuat andaian kesemua
jualan anda adalah dalam bentuk tunai (jika tidak, mungkin entri ini tak sesuai
untuk anda). Tunai adalah “lifeblood” bagi perniagaan kecil, jadi pastikan
setiap jualan anda dilangsaikan dengan tunai tanpa ada tempoh hutang.
Untuk setiap jualan, anda perlu mencatit
maklumat berikut: tarikh, item, kuantiti, harga, diskaun (jika ada), nama
pembeli. Pastikan setiap transaksi direkod dengan menyimpan resit atau slip
pembayaran.
Catat semua jualan anda di dalam satu
jadual (hardcopy atau worksheet Excel). Sekarang kita sudah ada dua jadual,
Belian dan Jualan.
4. Kos-kos lain (Expenses)
Expenses ialah segala kos yang ditanggung
dalam perniagaan selain daripada kos membeli bahan mentah dan menghasilkan
produk siap untuk dijual. Ini termasuklah pengangkutan, postage, printing, bil
elektrik/air/telefon, sewa pejabat, gaji pekerja, marketing, packaging, dan
sebagainya.
Sekali lagi, saya menganggap setiap kos-kos
tersebut dilangsaikan dalam bentuk tunai (sesuai untuk perniagaan kecil). Catat
setiap expenses tersebut dan rekod dalam satu jadual hardcopy atau Excel
worksheet. Ini adalah jadual ketiga anda, selepas Belian dan Jualan.
5. Ambilan dan Modal
Ambilan dan Modal adalah pertukaran
wang/produk antara akaun peribadi dan akaun perniagaan.
Contohnya, jika anda
ingin mengambil satu pasang pakaian bayi dalam inventori anda untuk digunakan
oleh anak anda sendiri, ini dikira sebagai ambilan. Begitu juga jika anda ingin
mengambil wang daripada akaun perniagaan untuk digunakan secara peribadi. Ini
juga wajib direkod.
Modal adalah sebaliknya: menggunakan wang
peribadi untuk kegunaan perniagaan, atau menggunakan perkakas peribadi untuk
kegunaan perniagaan. Ini juga perlu dicatat.
Setiap duit yang bertukar tangan antara
akaun peribadi dengan akaun perniagaan anda mesti dicatat, sama ada sebagai
ambilan (perniagaan –> peribadi) atau sebagai modal (peribadi –>
perniagaan).
_______________________________________
Sekarang kita sudah ada 5 Jadual: Belian,
Jualan, Expenses, Ambilan dan Modal. Ini sudah cukup untuk kegunaan
peniaga-peniaga kecil yang membuat all-cash transaction, iaitu tiada belian
atau jualan kredit, atau pinjaman.
Pastikan duit yang diterima daripada jualan
dimasukkan ke dalam bank dengan kerap supaya baki bank anda melambangkan wang
yang dimiliki oleh perniagaan anda dengan tepat. Sebaik-baiknya minta pembeli
bank-in terus bayaran ke dalam akaun anda.
Saya pernah berborak dengan seorang taukeh
kedai Mamak di KL yang memberitahu saya bahawa beliau mempunyai seorang staff
yang kerjanya pergi ke bank setiap 30 minit untuk deposit semua wang tunai yang
diterima di cash register machine.
Kurangkan simpan duit dalam bentuk petty
cash (di luar bank) melainkan untuk beberapa expenses yang tertentu sahaja.
Menyimpan petty cash yang banyak boleh meningkatkan nafsu anda untuk mengambil
duit itu untuk berbelanja untuk kegunaan peribadi. Dengan ini, tunai bisnes
anda akan berkurang.
Guna cek untuk membayar bil, gaji pekerja
dan supplier untuk meningkatkan aktiviti akaun bank anda. Kos sekeping cek
ialah lebih kurang RM0.50.
Kadangkala anda diminta untuk memberi akaun
kewangan yang lengkap untuk disemak. Akaun kewangan lengkap terdiri daripada
tiga dokumen: income statement, cashflow statement, dan balance sheet. Anda
akan diminta menyiapkan ketiga-tiga dokumen ini kalau anda ingin membuat
pinjaman, atau ingin memohon geran.
Anda boleh membina ketiga-tiga dokumen
tersebut dengan 5 Jadual yang saya huraikan tadi — Belian, Jualan, Expenses,
Ambilan dan Modal. Tak perlu pening-pening kepala, cuma tunjukkan 5 jadual
tersebut kepada rakan anda yang pernah belajar accountancy, nescaya rakan anda
itu boleh menghasilkan IS/CF/BS untuk perniagaan anda.
Anda seharusnya membiasakan diri anda
menyimpan rekod perniagaan yang lengkap walaupun perniagaan anda masih kecil
(e.g. menjadi pengedar produk atau menjual barangan di pejabat secara
part-time). Dengan menyimpan rekod perniagaan, anda dapat mengkaji untung rugi
perniagaan anda, disamping membolehkan anda mengembangkan perniagaan anda di
masa hadapan.
Menyimpan rekod bagi perniagaan kecil
adalah mudah, tak perlu degree accountancy atau pergi kursus-kursus yang mahal.
Anda cuma perlu simpan 5 Jadual sahaja — Belian, Jualan, Expenses, Ambilan dan
Modal. Semua transaksi yang penting dalam perniagaan kecil terkandung dalam
kelima-lima jadual tersebut.
Jika perniagaan anda dah besar nanti, baru
anda perlu fikir mengenai sistem perakaunan yang canggih-canggih. Untuk peniaga
kecil, fokus untuk kembangkan perniagaan dan banyakkan cash sales anda. Gunakan
sistem menyimpan rekod yang mudah dahulu.
Semoga berjaya!